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Reklamationsmanagementsoftware

Mit den von Fachleuten entwickelten Reklamationsmanagement-Softwaresystemen von MasterControl können die Reklamationsmanagementprozesse in allen Unternehmen automatisiert werden. Ein Reklamationsmanagement-Softwaresystem ist der entscheidende Punkt bei einem Qualitäts- und Compliance-Prozess. Dabei handelt es sich um eine Regulierungsauflage, die sowohl Inspektoren der FDA/internationaler Aufsichtsbehörden als auch ISO-Auditoren als besonders wichtig erachten. Ein automatisiertes Reklamationsmanagement-System verringert den zeitlichen Aufwand bei Audits, führt zu weniger Fundstellen und reduziert die Risiken von Produktrückrufen. Es verbessert die Produktqualität und -sicherheit, erhöht die Kundenzufriedenheit, und stellt die FDA- und ISO-Compliance sicher.


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Produktinformationen

Erfahren Sie, wie Sie mit Reklamationsmanagement-Software von MasterControl Ihren Reklamationsmanagementprozess verwalten und gleichzeitig Risiken mindern, die Markteinführung beschleunigen und Ihren ROI verbessern können.

Produktdatenblätter
Produktdatenblätter
  • Erfahren Sie, wie Sie mit MasterControl Customer Complaints™ die drei wichtigsten Herausforderungen bei der Reklamationsbearbeitung – unterschiedliche Quellen, nicht miteinander verknüpfte Prozesse und ein ineffizienter Reklamationsprozess – durch Automatisierung der Reklamationsbearbeitung und Integration in Ihr Qualitätssystem bewältigen.

Toolkits & Demos

Holen Sie sich detaillierte, umfassende Ressourcen, die Sie bei der Entwicklung Ihres Reklamationsmanagementprogramms unterstützen.

Produktdatenblätter
Interaktive und Live-Demonstrationen
  • Das Qualitätsmanagementsystem (QMS) von MasterControl bietet eine breite Palette an Softwarelösungen für Qualitätsmanagement, Dokumentenlenkung, Produktlebenszyklusmanagement, Lieferantenmanagement, Auditmanagement, Schulungsmanagement und weitere, auf Ihre Unternehmensbedürfnisse abgestimmten Lösungen. Dieser Überblick zeigt, wie Sie mit dem QMS von MasterControl Abfall vermeiden, Audits vereinfachen und die Einhaltung behördlicher Vorschriften erleichtern.

Educational Materials

Holen Sie sich heute noch Insiderinformationen zu den relevantesten Themen in Bezug auf das Reklamationsmanagement, und erfahren Sie, wie Sie die Komplexitäten der FDA- und ISO-Auflagen umgehen und bewältigen.

Produktdatenblätter
White Paper
  • Eine effiziente Reklamationsbearbeitung ist nicht nur eine gute Geschäftspraktik, sondern auch eine wichtige Compliance-Anforderungen in FDA- und ISO-Umgebungen. Lernen Sie die Strategien und Lösungen für die Bearbeitung von Reklamationen kennen, und verwandeln Sie die Herausforderungen im Zusammenhang mit Reklamationen in Chancen zur Verbesserung.
  • QMS- und CAPA-Experte Ken Peterson erklärt, wie ein CAPA-System implementiert wird, basierend auf deduktiven Schlussfolgerungen und vergleichenden Analysen, die nach der „Untersuchungstrichter“-Methode angewandt werden. Lernen Sie, wie Sie ein allgemeines CAPA-Modell und eine gemeinsame Sprache in Ihrem Unternehmen einführen.


Reklamationsmanagementsoftware und ihre Rolle bei der Einhaltung von Bestimmungen


Ein effektiver Umgang mit Reklamationen ist für jedes Unternehmen eine Frage der guten Geschäftspraxis. Ein schneller und effizienter Umgang mit Reklamationen kann die Zahl der Sendungen und der nicht konformen Produkte verringern, Arbeitskosten reduzieren und die Anlagenausfallzeiten minimieren. In der FDA- bzw. ISO-Umgebung, bei der die Qualität die wichtigste Rolle spielt, schwingt beim Umgang mit Reklamationen jedoch ein wichtiger zusätzlicher Aspekt mit. Reklamationen alarmieren die FDA und andere globale Regulierungsbehörden zu potenziell lebensgefährlichen Produktmängeln. Diese Mängel können durch den Einsatz einer automatisierten Reklamationsmanagement-Software besser verwaltet werden.

Regulierte Industriezweige, darunter Medizinprodukte und Pharmaka sowie biologische Präparate, sind verpflichtet, jegliche Reklamationen zu melden, die im Falle von Tod, schweren Verletzungen oder Nebenwirkungen über ihr Reklamationsmanagementsystem bearbeitet werden. Bei einigen FDA-Bestimmungen , zum Beispiel 21 CFR Abschnitt 820.198 und 21 CFR Abschnitt 606 .170, ist sogar ein formeller Reklamationsprozess erforderlich. Reklamationsmanagementsoftware kann diesen Prozess vereinfachen.

Reklamationen sind auch kritisch für ISO-zertifizierte Unternehmen. Obwohl die ISO-Konformität im Prinzip freiwillig ist, wurden von mehreren Ländern einige Standards als Teil ihrer regulatorischen Rahmenbedingungen angepasst oder sind zu Marktanforderungen geworden. Die ISO 9000- Serie der Qualitätsmanagementstandards is ein gutes Beispiel für eine ISO-Norm, die zu Kunden- oder Marktanforderung avanciert ist. Durch die Verfügbarkeit eines effektiven Reklamationsmanagementsystems mit einer stabilen Reklamationsmanagement-Softwarelösung haben regulierte Hersteller die Möglichkeit, ISO-Konformität zu gewährleisten.


Methoden der Reklamationsmanagementsoftware zur Lösung der Herausforderungen bei der Reklamationsbearbeitung


Während die Bedeutung eines hochentwickelten Reklamationsmanagementsystems zur Erfüllung von Bestimmungen nicht von der Hand zu weisen ist, ist die Implementierung dieses Systems nicht einfach. Betrachtet man die Herausforderungen bei der Reklamationsbearbeitung, ist es schwer vorstellbar, dass ein Unternehmen Reklamationen ohne eine Reklamationsmanagement-Softwarelösung schnell und effizient bearbeiten kann. Zu den Herausforderungen gehören:

  • Sammeln von Reklamationen in ungleichartiger Form: Reklamationen gehen aus zahlreichen verschiedenen Quellen ein: Telefon, E-Mail, Vertriebsvertretung, interne Mitarbeiter und soziale Medien. Wenn Ihr Reklamationsmanagementsystem schriftstückbasiert ist und über kein Standardverfahren zur Erfassung oder Bearbeitung von Reklamationen verfügt, ist es sehr wahrscheinlich, dass Reklamationen übersehen werden bzw. verloren gehen, d. h. dass die jeweilige Reklamation nicht aus der E-Mail oder Voicemail in den Lösungsprozess gelangt. Im heutigen Zeitalter der sozialen Medien können Reklamationen, die auf Twitter oder Facebook vor Millionen von Kunden unbearbeitet liegen bleiben, zu ernsthaften, eventuell sogar irreversiblen, Schäden für Ruf und Marke führen. Durch die Automatisierung Ihres selbst entwickelten oder manuellen Reklamationsmanagementsystems mithilfe eines elektronischen Reklamationsmanagement-Softwaresystems können Sie nicht nur Ihre Kunden, sondern auch Ruf und Ansehen Ihres Unternehmens besser schützen.
  • Unabhängige Prozesse: das Reklamationsmanagement ist ein komplexer Prozess, der unternehmensweites Engagement und ein einheitlichen Konzept erfordert. Leider nutzen viele regulierte Unternehmen, insbesondere jene, die sich auf ein schriftstückbasiertes System anstelle eines elektronischen Reklamationsmanagementsoftware-Systems verlassen, mehrere Werkzeuge zur Nachverfolgung von Qualitätsereignissen und Reklamationen. Aufgrund der vielen Quellen, aus denen Informationen in das Reklamationsmanagementsystem eingespeist werden, beeinträchtigt dieser unvereinbare Ansatz die Kollaboration, was zu erhöhtem Fehleraufkommen oder gar zu verloren gegangenen Reklamationen führen kann. Durch die Automatisierung Ihrer Reklamationsmanagement- und Lösungsverfahren mit einem integrierten Reklamationsmanagement-Softwaretool wie MasterControl Customer Complaints™ können Sie diese Prozesse standardisieren und Probleme schnell korrigieren.
  • Mangelnde Effizienz: Beide der oben genannten Herausforderungen führen zu der wahrscheinlich größten Herausforderung für jedes Reklamationsmanagementsystem: Ineffizienz. Mehrere Sammelquellen in Kombination mit voneinander getrennten Prozessen machen es jedem regulierten Unternehmen nahezu unmöglich, Reklamationen mithilfe eines schriftstückbasierten oder teilweise elektronischen Reklamationsbearbeitungssystems ausreichend zu bearbeiten. Manuelle Systeme haben das Manko von Engpässen: verloren gegangene oder übersehene Reklamationen, unvollständige Informationen, unangemessene Antwortzeiten oder gar keine Antwort. Die Reklamationsmanagementsoftware von MasterControl ermöglicht Ihrem Unternehmen Effizienz durch Automatisierung.


Merkmale und Vorteile der Reklamationsmanagementsoftware von MasterControl


MasterControl Customer Complaints™, Teil der MasterControl-Qualitätsmanagement-Suite, ermöglicht Ihnen die Einrichtung eines einheitlichen, geschlossenen Reklamationsmanagementsystems zur prozess-, abteilungs- und standortübergreifenden Nachverfolgung von Reklamationen. Durch die Automatisierung aller reklamationsbezogenen Aufgaben, z. B. der Datensammlung, Benachrichtigung, Nachverfolgung und Eskalierung, vereinfacht die Reklamationsmanagementsoftware von MasterControl die Konformität mit strikten Bestimmungen von FDA, EMA und anderen Regulierungsbehörden sowie strikten ISO-Standards. Nachfolgend sind einige der vielen Vorteile aufgeführt, die sich durch die Implementierung der Reklamationen von MasterControl ergeben:

  • Verbesserte Dokumentation: mithilfe eines vorkonfigurierten, mehrseitigen elektronischen Formulars, das eine genaue Speicherung von Reklamationsdaten gewährleistet, optimiert die Lösung den dokumentarischen Teil Ihres Reklamationssystems zu einem einfachen Prozess in drei Schritten: Reklamationsbearbeitung, Reklamationsuntersuchung und schließlich Reklamationsbeseitigung. Die einzelnen Schritte des Verfahrens werden automatisiert und dokumentiert.
  • Erweiterte Berichtsfunktionen: die Reklamationsmanagement-Softwarelösung von MasterControl bietet erweiterte Analyse- und Berichtswerkzeuge für eine verbesserte Verwaltungsübersicht; diese erhöhte Transparenz erleichtert die Entscheidungsfindung im gesamten Reklamationsmanagementsystem. MasterControl Customer Complaints bietet die folgenden anpassbaren Berichte: Reklamationszusammenfassung, nach Typ/Produkt/Abteilung kategorisierte Reklamationen, in Bearbeitung befindliche Reklamationen, Einteilung in Kategorien nach Reklamationstyp, Produkt und Abteilung. Die Lösung enthält auch das FDA’s MedWatch 3500A-Formular für mobligatorische Berichte zu unerwünschten Ereignissen.
  • Corrective Action and Preventive Action (CAPA)-Integration: Das allgemeine Ziel einer Untersuchung und Optimierung von Qualitätsereignissen ist die Basis jedes Reklamationsmanagementsystems. MasterControl CAPA™ ist eine bedienungsfreundliche Softwarelösung zur Automatisierung und effektiven Verwaltung aller Aktivitäten im Zusammenhang mit dem CAPA-Prozess, zum Beispiel dem Auslösen von Ereignissen, der Durchführung einer Ursachenanalyse und der Zuweisung der erforderlichen Behebungsmaßnahme – bei gleichzeitiger Integration von CAPA mit anderen Qualitätsprozessen, wie z. B. Änderungssteuerung und Abschlussprüfungen. Die nahtlose Integration ist das Alleinstellungsmerkmal der Reklamationsmanagementsoftware von MasterControl gegenüber anderen Lösungen.
  • Kontinuierliche Konformität: Kontinuierliche Konformität ist, oder sollte, unabhängig von der Industrie das Qualitätsziel aller regulierten Hersteller sein. Um dies zu erreichen, muss jede Reklamation, die in das Reklamationsmanagementsystem aufgenommen wird, ordentlich ausgewertet, gründlich untersucht und ausreichend korrigiert werden. MasterControl hilft Ihnen nicht nur bei der Gewährleistung der Konformität mit der FDA, der ISO und anderen Regulierungsbehörden, sondern ermöglicht Ihnen auch, dieses Konformitätsniveau langfristig zu halten.
  • Anpassung an industriespezifische Anforderungen: MasterControl bietet eine Reklamationsmanagement-Softwarelösung an, MasterControl Customer Complaints MD™, die speziell an die Anforderungen der Medizinprodukte-Industrie angepasst ist, sowie eine speziell für die Pharmaindustrie entwickelte Lösung, MasterControl Customer Complaints Pharma™.

Weitere Informationen zu Reklamationsmanagement-Softwaresystemen


Wenn Sie mehr über die Einrichtung, Implementierung und Instandhaltung eines einheitlichen Reklamationsmanagementsystems erfahren möchten, wenden Sie sich an einen Vertriebsmitarbeiter von MasterControl.

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